Falhas no preenchimento das notas fiscais podem gerar rejeições, atrasar o faturamento e, em determinadas situações, dificultar o aproveitamento de créditos tributários. Por isso, a conferência dos documentos deverá ganhar ainda mais importância a partir de 2027.

A Reforma Tributária vai mudar não apenas a forma como os tributos são calculados, mas também a importância das informações presentes nos documentos fiscais.

Com a entrada da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), erros ou inconsistências nas notas fiscais poderão gerar problemas para quem vende e também para quem compra.

Para o fornecedor, uma informação incorreta pode fazer com que a nota seja rejeitada e o faturamento fique travado.

Para o comprador, a falta ou incorreção de determinadas informações poderá comprometer o aproveitamento do crédito tributário, conforme as regras aplicáveis à operação.

Por isso, a conferência das notas fiscais deverá deixar de ser vista apenas como uma tarefa burocrática.

Ela poderá ter impacto direto sobre tributação, faturamento e fluxo de caixa.

Por que a nota fiscal será tão importante?

Uma empresa pode registrar corretamente uma compra em sua contabilidade e, ainda assim, existir algum problema na documentação fiscal daquela operação.

Imagine, por exemplo, que uma empresa:

1. compre uma mercadoria;
2. registre a compra em seu sistema;
3. receba a nota fiscal;
4. registre o pagamento;
5. mas encontre uma inconsistência nas informações necessárias para o aproveitamento do crédito.

Nesse caso, simplesmente ter contabilizado a compra não significa automaticamente que todos os requisitos para aproveitamento do crédito estejam atendidos.

Será necessário verificar se a documentação da operação está correta.

A Lei Complementar nº 214/2025 estabelece regras relacionadas à documentação fiscal e ao aproveitamento de créditos da CBS.

Por isso, a conferência entre nota fiscal, registros internos e informações disponibilizadas pelo Fisco tende a ganhar importância.

Dois problemas diferentes: rejeição da nota e perda do crédito

É importante separar duas situações que podem parecer semelhantes, mas produzem consequências diferentes.

1. Erro que pode provocar rejeição

Quando determinados campos são preenchidos incorretamente, podem ocorrer erros na validação do documento fiscal.

Um exemplo seria uma informação incompatível com as regras de tributação ou um cálculo incorreto.

Dependendo da situação, a nota poderá ser rejeitada no momento da emissão.

O resultado pode ser bastante prático:

nota rejeitada → venda não é faturada corretamente → empresa precisa corrigir o documento → faturamento pode atrasar.

2. Informação ausente ou incorreta que afeta o crédito

Outra situação ocorre quando o documento é emitido, mas não contém corretamente as informações necessárias para o aproveitamento do crédito pelo comprador.

Nesse caso, o problema pode aparecer posteriormente.

A empresa compradora poderá descobrir que o crédito esperado não pode ser aproveitado da maneira inicialmente prevista.

Ou seja:

uma nota pode ser aceita pelo sistema e ainda assim exigir atenção sob o ponto de vista tributário.

Essa diferença é fundamental para entender o risco.

Um exemplo: R$ 10 mil de crédito

Para entender o impacto financeiro, podemos utilizar uma simulação.

Imagine uma empresa que compre R$ 100 mil em mercadorias, sem considerar a CBS no valor apresentado.

Para fins exclusivamente ilustrativos, vamos imaginar uma alíquota de CBS de 10%.

Nesse cenário hipotético:

R$ 100.000 × 10% = R$ 10.000

A empresa teria, em tese, R$ 10 mil de crédito relacionado à operação, considerando as premissas da simulação.

Agora imagine que a documentação não contenha corretamente a informação necessária para o aproveitamento desse crédito.

A empresa poderá deixar de utilizar os R$ 10 mil na compensação da CBS, conforme as regras aplicáveis.

Isso pode aumentar o valor a ser desembolsado e, consequentemente, pressionar o caixa.

Importante

Os 10% utilizados nesse exemplo são apenas hipotéticos.

Eles não representam uma previsão da alíquota oficial da CBS para 2027.

O objetivo da simulação é apenas demonstrar como um problema documental pode ter impacto financeiro.

O problema não começa necessariamente na contabilidade

Um dos pontos mais importantes dessa mudança é entender que o crédito tributário começa a ser influenciado pela qualidade da informação na origem da operação.

Se o fornecedor emite uma nota com informações incorretas, o comprador pode ser afetado.

Por isso, o processo precisa ser analisado de forma integrada:

Fornecedor → nota fiscal → sistema da empresa → contabilidade → apuração tributária → aproveitamento do crédito

Um erro no início dessa cadeia pode chegar até o final.

Isso significa que a área de compras também terá um papel importante.

Não será suficiente negociar preço e prazo.

A empresa precisará também prestar atenção à qualidade fiscal da documentação recebida de seus fornecedores.

E se a nota estiver errada?

Quando uma inconsistência for identificada, a recomendação é não simplesmente ignorar o problema.

O fornecedor deverá ser procurado para que a documentação seja regularizada pelo procedimento adequado.

Dependendo da situação, isso poderá envolver:

• cancelamento e reemissão dentro do prazo aplicável;
• nota complementar;
• nota de débito;
• ou outro procedimento previsto para aquele caso.

A solução dependerá da natureza do erro e das regras aplicáveis à operação.

Além disso, a comunicação e a correção devem ser formalmente registradas, mantendo um histórico do que aconteceu e de como o problema foi solucionado.

2026 é o ano para testar os processos

Existe uma diferença importante entre o que acontece em 2026 e o que está previsto para 2027.

2026 é tratado como um período de teste da nova sistemática.

Para as empresas que cumprirem as obrigações acessórias previstas, há regras específicas de dispensa do recolhimento durante esse período de teste.

Já a simulação apresentada anteriormente considera o cenário de cobrança integral da CBS a partir de 2027.

Por isso, 2026 deve ser aproveitado para encontrar problemas antes que eles tenham um impacto financeiro maior.

É o momento de perguntar:

Minha empresa consegue identificar uma nota fiscal com erro?

Meu sistema consegue comparar os dados da nota com meus registros internos?

Minha contabilidade consegue identificar divergências?

Meus fornecedores estão preparados?

Tenho um procedimento para corrigir documentos incorretos?

Uma rotina de conferência em três camadas

Uma forma de estruturar esse processo é trabalhar com três frentes diferentes.

1. Jurídico e tributário

Essa área pode avaliar questões como:

• se existe direito ao crédito;
• qual regra se aplica à operação;
• como determinada inconsistência deve ser tratada;
• qual procedimento deve ser adotado para regularizar o documento.

2. Contabilidade

A contabilidade pode realizar a conciliação entre:

• documentos fiscais;
• compras;
• pagamentos;
• registros contábeis;
• informações utilizadas na apuração.

O objetivo é identificar divergências antes que elas se transformem em problemas maiores.

3. Tecnologia

A tecnologia pode ajudar a comparar grandes volumes de informações.

Por exemplo:

Nota fiscal recebida × pedido de compra × sistema interno × pagamento × informações disponibilizadas pelo Fisco.

Quanto maior a empresa e maior o número de documentos processados, mais difícil será fazer esse controle manualmente.

Nesse cenário, automação e integração de sistemas podem reduzir o trabalho e facilitar a identificação de inconsistências.

A Receita também está criando ferramentas de consulta

Outro ponto importante é a evolução das ferramentas disponibilizadas pela Receita Federal.

Segundo o conteúdo da matéria, estão previstas ferramentas gratuitas para consulta de débitos e créditos nos ambientes relacionados ao piloto da CBS.

A ideia é permitir que as empresas consultem informações e identifiquem alterações ocorridas desde o último acesso.

Isso pode ajudar a empresa a comparar suas informações internas com os dados disponibilizados pelo Fisco.

Mas existe uma diferença importante:

ter acesso à informação não significa que a empresa esteja automaticamente fazendo a conferência.

Será necessário criar uma rotina para utilizar esses dados.

Como uma empresa pode se preparar?

A preparação pode começar com medidas relativamente simples.

1. Crie uma rotina de conferência

Não espere o fechamento do mês para descobrir problemas em documentos fiscais.

2. Monitore fornecedores

Identifique fornecedores que apresentam maior volume de operações e estabeleça procedimentos de conferência.

3. Confira as informações fiscais

Não analise apenas valores financeiros.

Verifique também os dados tributários presentes nos documentos.

4. Integre os sistemas

Sempre que possível, conecte compras, financeiro, estoque, fiscal e contabilidade.

5. Crie um processo para tratar divergências

Quando uma nota estiver incorreta, a equipe precisa saber:

quem identifica → quem comunica o fornecedor → quem acompanha a correção → quem valida o novo documento → quem ajusta o sistema.

6. Faça testes ainda em 2026

O período de testes deve ser utilizado para descobrir falhas nos processos antes da entrada efetiva das novas regras.

O impacto pode chegar ao caixa

É fácil pensar que um erro na nota fiscal é apenas um problema burocrático.

Mas o efeito pode ser financeiro.

Imagine novamente uma empresa que esperava aproveitar determinado crédito tributário.

Se esse crédito não puder ser utilizado conforme as regras aplicáveis, a empresa poderá precisar desembolsar mais recursos para cumprir suas obrigações tributárias.

Isso pode afetar:

• capital de giro;
• fluxo de caixa;
• margem;
• necessidade de capital;
• planejamento financeiro.

Por isso, controle fiscal também é controle financeiro.

O que muda na rotina das empresas?

A Reforma Tributária tende a aumentar a importância da integração entre diferentes áreas.

Compras precisa olhar para os fornecedores.

O fiscal precisa validar as informações tributárias.

A contabilidade precisa conciliar os dados.

O financeiro precisa acompanhar os impactos no caixa.

A tecnologia precisa criar mecanismos para comparar e identificar divergências.

E a gestão precisa acompanhar os resultados.

A nota fiscal, portanto, deixa de ser apenas um documento que comprova uma venda ou uma compra.

Ela passa a fazer parte de uma cadeia de informações que pode influenciar tributos, créditos e fluxo financeiro.

Conclusão

A partir de 2027, a qualidade das informações presentes nos documentos fiscais ganhará ainda mais importância.

Um erro pode ter consequências diferentes dependendo da situação.

Em alguns casos, pode provocar a rejeição da nota e atrasar o faturamento.

Em outros, uma informação ausente ou incorreta pode comprometer o aproveitamento de um crédito tributário pelo comprador, conforme as regras aplicáveis.

Por isso, a preparação não deve começar apenas quando o novo sistema estiver definitivamente em funcionamento.

2026 é o momento de testar.

Testar os sistemas.

Revisar os cadastros.

Conferir os fornecedores.

Criar rotinas de conciliação.

Corrigir inconsistências.

E preparar a equipe.

Porque, em 2027, conferir uma nota fiscal não será apenas verificar se o valor está correto.

Será também verificar se as informações tributárias que sustentam aquela operação estão corretas.

E isso pode fazer diferença entre aproveitar corretamente um crédito ou transformar um problema documental em custo para a empresa.