A Reforma Tributária vai mudar as informações presentes nas notas fiscais e exigirá adaptações nos sistemas, cadastros e processos das empresas do Simples Nacional. A preparação deve começar ainda em 2026.

Se sua empresa está no Simples Nacional, 2027 trará uma mudança importante na emissão de notas fiscais.

Com a Reforma Tributária, os documentos fiscais passarão a trazer novas informações relacionadas ao IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e à CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços).

Mas existe um detalhe importante:

não basta simplesmente atualizar o sistema.

Será necessário revisar cadastros, classificações tributárias, regras fiscais e a forma como cada produto ou serviço está configurado.

Além disso, as empresas do Simples precisarão avaliar qual modelo pretendem utilizar a partir de 2027.

O que muda para as empresas do Simples?

Atualmente, as empresas do Simples Nacional recolhem os tributos abrangidos pelo regime por meio do DAS — Documento de Arrecadação do Simples Nacional.

A partir de 2027, haverá duas possibilidades dentro do Simples:

Simples puro

A empresa continuará seguindo a sistemática tradicional do Simples Nacional.

Os tributos continuarão sendo recolhidos por meio do DAS, de acordo com as regras do regime.

Simples com IBS e CBS pelo regime regular

Nesse modelo, a empresa poderá apurar IBS e CBS separadamente, pelo regime regular.

Os demais tributos continuarão sendo recolhidos pelo DAS.

Uma das consequências dessa escolha é a possibilidade de participação na sistemática de créditos do IBS e da CBS.

Por isso, essa decisão não deve ser tomada apenas pensando na própria empresa.

Também será necessário considerar clientes, fornecedores, produtos, margens e a necessidade de geração de créditos na cadeia.

A nota fiscal vai ganhar novas informações

Hoje, uma empresa já precisa manter diversas informações tributárias cadastradas para emitir corretamente uma nota fiscal.

Entre elas estão:

• NCM;
• CFOP;
• CST ou CSOSN;
• alíquotas;
• regras de ICMS;
• regras de PIS;
• regras de Cofins.

Com a Reforma Tributária, serão acrescentadas novas informações relacionadas ao IBS e à CBS.

Entre elas estão:

• CST-IBS/CBS;
• cClassTrib — Código de Classificação Tributária;
• regras específicas de tributação;
• informações relacionadas a reduções;
• informações relacionadas a créditos;
• tratamentos tributários diferenciados, quando aplicáveis.

Mas o que isso significa na prática?

Imagine uma empresa que vende 500 produtos diferentes.

Cada produto possui determinadas informações fiscais cadastradas no sistema.

Se essas informações estiverem erradas ou incompletas, simplesmente instalar uma nova versão do sistema não resolverá o problema.

É como trocar o computador sem corrigir os dados que estão dentro dele.

O sistema pode estar atualizado, mas continuar trabalhando com informações incorretas.

Por isso, uma das principais tarefas será revisar o cadastro fiscal dos produtos e serviços.

A nota fiscal terá um papel ainda mais importante

A nota fiscal não servirá apenas para registrar que uma venda aconteceu.

Com o novo sistema, as informações presentes no documento também terão importância para a apuração do IBS e da CBS e para o aproveitamento dos créditos tributários pelo comprador, quando houver direito ao crédito.

Isso aumenta a importância de preencher corretamente cada informação.

Um erro na nota pode deixar de ser apenas um problema administrativo.

Dependendo da operação, ele poderá afetar também a empresa que está comprando.

Um exemplo simples

Imagine que uma empresa do Simples venda uma mercadoria para outra empresa.

Se a operação gerar direito a crédito para o comprador, as informações registradas na nota serão importantes para determinar esse crédito.

Portanto:

vendedor emite a nota → nota contém as informações tributárias → comprador utiliza essas informações → crédito é calculado conforme as regras aplicáveis.

Isso cria uma relação ainda mais direta entre a qualidade da informação fiscal e a relação comercial entre as empresas.

Não é apenas uma atualização de software

Esse talvez seja um dos pontos mais importantes para o empresário entender.

Quando o fornecedor do sistema disponibilizar uma nova versão, isso não significa que a empresa estará automaticamente preparada.

Será necessário verificar:

• se o sistema suporta os novos layouts;
• se os produtos estão corretamente cadastrados;
• se os serviços estão corretamente classificados;
• se as regras fiscais estão parametrizadas;
• se os novos códigos estão preenchidos;
• se os cálculos estão funcionando;
• se as notas estão sendo emitidas corretamente.

Além disso, a área fiscal e o sistema precisarão trabalhar juntos.

O sistema precisa saber como determinada operação deve ser tributada para conseguir transportar essa informação corretamente para o documento fiscal.

E se a empresa usa um emissor gratuito?

Nesse caso, a situação é um pouco diferente.

O empresário pode não precisar desenvolver ou atualizar o sistema por conta própria.

Porém, continuará precisando saber quais códigos e informações devem ser utilizados na emissão da nota.

Ou seja, usar um emissor gratuito não elimina a necessidade de preparação.

Pode até aumentar a importância de conhecer corretamente as informações que deverão ser preenchidas manualmente.

Por isso, é recomendável buscar orientação do profissional responsável pela contabilidade da empresa.

Empresas de serviços precisam ficar atentas a uma mudança anterior

Para empresas do Simples que prestam serviços, existe uma mudança que acontece antes de 2027.

A partir de 1º de novembro de 2026, microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional que prestam serviços deverão utilizar o Emissor Nacional da NFS-e, conforme o conteúdo da fonte.

A NFS-e nacional já contempla campos relacionados ao IBS e à CBS, além das informações referentes ao ISS, quando aplicáveis.

Isso significa que existem duas mudanças diferentes acontecendo:

Novembro de 2026

Empresas de serviços abrangidas pela regra passam a utilizar o Emissor Nacional da NFS-e.

Janeiro de 2027

Entram na rotina as novas exigências relacionadas ao IBS e à CBS para os optantes pelo Simples.

Por isso, empresas de serviços não devem esperar dezembro de 2026 para começar a verificar seus sistemas.

E quem vende mercadorias?

As empresas do Simples que comercializam mercadorias também precisarão acompanhar as atualizações específicas dos documentos fiscais utilizados em suas operações.

A preparação envolve principalmente:

cadastro → classificação tributária → sistema → parametrização → emissão → testes.

O problema pode afetar o faturamento

Esse é um dos motivos pelos quais deixar a preparação para a última hora pode ser arriscado.

Se o sistema não estiver preparado, podem ocorrer problemas na emissão dos documentos fiscais.

Entre as consequências possíveis estão:

• rejeição de notas;
• impossibilidade técnica de emissão;
• atrasos no faturamento;
• necessidade de correções emergenciais;
• dificuldades para concluir vendas.

Em um cenário extremo, um problema na emissão das notas pode acabar comprometendo temporariamente o próprio faturamento da empresa.

Por isso, testar antes é muito mais seguro do que descobrir o problema quando a nova regra já estiver valendo.

A escolha entre os modelos do Simples também merece atenção

A preparação não deve ficar limitada à parte tecnológica.

A empresa também precisa avaliar como pretende tratar IBS e CBS a partir de 2027.

Segundo o conteúdo analisado, o período indicado para a opção pelo modelo é de 1º a 30 de setembro de 2026.

A escolha entre o modelo tradicional e o modelo com IBS e CBS pelo regime regular deve considerar a realidade de cada negócio.

Entre os fatores que podem entrar nessa análise estão:

• perfil dos clientes;
• fornecedores;
• produtos e serviços comercializados;
• margem de lucro;
• necessidade de créditos;
• características da cadeia de operações.

Ou seja, não existe uma escolha que possa ser feita olhando apenas para a própria empresa.

É preciso entender também como a decisão afetará sua relação com clientes e fornecedores.

O que o pequeno empresário deve fazer ainda em 2026?

Não é necessário que o empresário se torne especialista em legislação tributária.

Mas ele precisa começar a fazer as perguntas certas.

1. Converse com seu contador

Pergunte como a Reforma Tributária poderá afetar sua empresa e quais decisões precisam ser tomadas ainda em 2026.

2. Converse com o fornecedor do seu sistema

Pergunte:

• O sistema já está preparado para IBS e CBS?
• Quando a atualização estará disponível?
• Será necessário fazer alguma configuração?
• Será necessário revisar os cadastros?
• Haverá ambiente para testes?

3. Revise os cadastros

Confira os produtos e serviços cadastrados.

Verifique se as classificações fiscais estão corretas e atualizadas.

4. Identifique os documentos fiscais utilizados

A empresa emite:

• NF-e?
• NFC-e?
• NFS-e?
• Outros documentos?

Cada operação pode ter cronograma e requisitos específicos.

5. Faça testes

Não espere janeiro de 2027 para descobrir se uma configuração funciona.

Quanto antes os testes forem realizados, maior será o tempo para corrigir problemas.

6. Avalie o modelo do Simples

Converse com seu contador sobre as diferenças entre permanecer no modelo tradicional e optar pela apuração regular de IBS e CBS.

Essa decisão deve considerar o negócio como um todo.

7. Prepare a equipe

Quem emite notas fiscais precisa saber quais informações serão necessárias.

Uma empresa pode ter um sistema perfeitamente atualizado e ainda cometer erros se a equipe não souber utilizá-lo corretamente.

Afinal, quem é responsável pela adaptação?

Essa é uma dúvida comum.

O fornecedor do software tem responsabilidade pelo desenvolvimento e pela disponibilização das funcionalidades necessárias.

O contador auxilia na interpretação das regras tributárias e no enquadramento das operações.

Mas a responsabilidade pelo cumprimento das obrigações tributárias continua sendo da própria em