Reforma Tributária: empresas precisam se preparar para a chegada do novo sistema

A Reforma Tributária já entrou na fase de implementação, mas estar no piloto do novo sistema não significa, necessariamente, que a empresa esteja totalmente preparada para as mudanças que começam a ganhar força em 2027.

A Reforma Tributária sobre o consumo está avançando para uma nova etapa.

Em 2026, as empresas já convivem com testes, adaptações de sistemas e novas exigências relacionadas aos documentos fiscais. A partir de 2027, porém, algumas mudanças passam a ter efeitos mais concretos na rotina das empresas.

Por isso, uma das principais preocupações neste momento é saber se os negócios estão realmente preparados.

A Receita Federal informou, em setembro de 2026, que mais de 90% das empresas já estão alcançadas pelo sistema piloto da reforma e que mais de 30 bilhões de documentos fiscais já foram emitidos nesse ambiente de testes.

Ao mesmo tempo, tributaristas ouvidos pelo Poder360 apontam que uma parcela das empresas ainda não concluiu sua preparação interna.

As duas informações podem parecer contraditórias, mas não necessariamente são.

Participar de um piloto ou conseguir emitir um documento fiscal com os novos campos não significa que todos os processos da empresa estejam preparados para a nova realidade tributária.

E é justamente aí que está um dos principais desafios da transição.

O que está mudando?

A Reforma Tributária criou um novo modelo de tributação sobre o consumo.

O sistema terá dois tributos principais:

• CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) — de competência federal;
• IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) — de competência dos Estados e Municípios.

Juntos, eles formarão o chamado IVA dual brasileiro.

O objetivo é substituir gradualmente diversos tributos atualmente existentes sobre o consumo.

Entre eles estão:

• PIS;
• Cofins;
• ICMS;
• ISS;
• e, em determinadas situações, o IPI.

A transição, porém, será gradual e está prevista para se estender até 2033.

Isso significa que as empresas não terão simplesmente um “dia da virada” em que tudo mudará de uma vez.

Haverá vários anos de convivência e substituição gradual dos sistemas.

2026: o ano de preparação e testes

2026 é uma etapa importante dessa transição.

A Receita Federal estabeleceu procedimentos para que os documentos fiscais passem a contemplar informações relacionadas ao IBS e à CBS, permitindo que empresas e sistemas se adaptem ao novo modelo.

A própria Receita define 2026 como um período de teste da nova tributação.

As alíquotas utilizadas nessa etapa são de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, com regras específicas de compensação previstas para o período.

Na prática, isso significa que 2026 não deve ser encarado simplesmente como um ano para “esperar a reforma chegar”.

É justamente o período para testar:

• sistemas;
• emissão de notas fiscais;
• cadastros de produtos e serviços;
• regras tributárias;
• integração com softwares;
• processos internos;
• cálculo dos tributos;
• geração e aproveitamento de créditos.

O objetivo dos testes é descobrir os problemas antes que a operação definitiva comece.

2027 será uma nova etapa

A partir de 2027, a CBS entra efetivamente no novo sistema e PIS e Cofins serão extintos, conforme o cronograma oficial.

Também haverá mudanças relacionadas ao IPI e a instituição do Imposto Seletivo, de acordo com as regras da reforma.

Por isso, deixar toda a preparação para o final de 2026 pode criar problemas justamente quando a empresa menos precisa deles.

Imagine uma empresa que só descubra em janeiro que:

• seu sistema não calcula corretamente os novos tributos;
• determinados produtos estão com classificação fiscal incorreta;
• seus fornecedores não estão sendo tratados corretamente;
• as notas fiscais não estão sendo emitidas como deveriam;
• seus preços foram calculados com uma metodologia antiga;
• ou seus processos financeiros não estão preparados para o novo fluxo de informações.

O problema deixa de ser apenas tributário.

Pode afetar vendas, faturamento, compras, estoque, financeiro e fluxo de caixa.

Mas se mais de 90% das empresas estão no piloto, qual é o problema?

Essa é uma das informações que mais pode gerar confusão.

A Receita Federal informou que mais de 90% das empresas já estão alcançadas pelo piloto e que mais de 30 bilhões de documentos fiscais foram emitidos nesse ambiente.

Isso demonstra que existe uma participação significativa no processo de testes.

Mas é importante entender o que esse número representa.

O piloto da CBS foi criado justamente para permitir que empresas participem da experimentação prática das soluções tecnológicas desenvolvidas pela Receita Federal e pelo Serpro.

Portanto, estar no piloto não é a mesma coisa que ter concluído toda a preparação operacional da empresa.

Uma empresa pode, por exemplo, conseguir emitir uma nota fiscal contendo os novos campos e ainda precisar revisar:

• seu cadastro de produtos;
• sua classificação fiscal;
• suas regras de tributação;
• seus contratos;
• seus preços;
• seus processos de compras;
• seus controles financeiros;
• seus sistemas de gestão.

É por isso que os números apresentados pela Receita e o alerta dos especialistas podem coexistir.

O sistema precisa estar preparado

Uma das principais preocupações está nos sistemas utilizados pelas empresas.

ERP, software fiscal, sistema de emissão de notas e demais ferramentas precisarão estar preparados para trabalhar com as novas informações.

Isso não significa simplesmente instalar uma atualização.

Em muitos casos, será necessário revisar os dados utilizados pelo próprio sistema.

Por exemplo:

Se o cadastro de um produto estiver errado, o sistema pode aplicar corretamente uma regra sobre uma informação incorreta.

Ou seja, um sistema atualizado não corrige automaticamente um cadastro mal configurado.

Por isso, a preparação envolve tanto tecnologia quanto revisão dos processos e das informações utilizadas pela empresa.

O que pode acontecer com uma empresa que não se preparar?

Os impactos dependerão do tipo de operação e do estágio de adaptação, mas alguns riscos são especialmente importantes.

1. Problemas na emissão de documentos fiscais

As empresas precisarão adequar seus documentos fiscais às novas regras e aos leiautes estabelecidos para cada documento.

A Receita já prevê a aplicação das novas informações a documentos como NF-e, NFC-e, CT-e e NFS-e, entre outros, conforme o cronograma de cada documento.

2. Erros na apuração

Se os dados fiscais estiverem incorretos, a empresa poderá calcular os tributos de maneira inadequada.

3. Problemas com créditos tributários

A correta identificação das operações será importante para determinar os créditos que poderão ser apropriados.

4. Preços calculados incorretamente

Se os impactos da reforma não forem incorporados à formação dos preços, a empresa poderá trabalhar com margens diferentes das planejadas.

5. Impactos no fluxo de caixa

A mudança também poderá alterar a forma como os valores tributários circulam durante uma operação.

Por isso, o setor financeiro também precisa participar da preparação.

O que é o “split payment”?

Outro conceito importante da Reforma Tributária é o split payment.

O mecanismo foi criado para separar automaticamente, no momento do pagamento da operação, a parcela correspondente aos tributos e destiná-la ao Fisco.

Em termos simplificados:

Cliente paga → sistema identifica o tributo → parcela do imposto é separada → fornecedor recebe o valor correspondente à operação.

A ideia é integrar documentos fiscais, meios de pagamento, empresas e administração tributária.

A implementação desse mecanismo exige uma infraestrutura tecnológica complexa.

Por isso, também será necessário que empresas, instituições financeiras e sistemas estejam preparados para trabalhar de forma integrada.

A alíquota ainda é um ponto de atenção

Outro tema que costuma gerar dúvidas é o percentual final de tributação.

Durante as discussões da reforma, foram apresentadas diferentes estimativas para a alíquota combinada do IBS e da CBS.

Por isso, não é adequado tratar uma estimativa como se já fosse necessariamente a alíquota definitiva aplicável a todas as operações.

Além disso, o impacto para cada empresa não dependerá apenas da alíquota nominal.

Será necessário considerar:

• tipo de atividade;
• regime tributário;
• produtos e serviços comercializados;
• créditos tributários;
• benefícios e regimes específicos;
• estrutura de custos;
• perfil dos clientes.

Assim, duas empresas submetidas à mesma alíquota nominal podem sentir impactos diferentes.

A reforma não será apenas uma mudança no setor fiscal

Um dos maiores erros seria tratar a Reforma Tributária como um problema exclusivamente do contador ou do departamento fiscal.

A mudança poderá afetar praticamente todas as áreas da empresa.

Fiscal

Precisará acompanhar as novas regras, classificações e apurações.

Contábil

Precisará adaptar registros e controles às novas operações.

Financeiro

Precisará avaliar impactos no fluxo de caixa e nos pagamentos.

Comercial

Precisará acompanhar possíveis alterações nos preços e nas margens.

Compras

Precisará avaliar fornecedores e impactos tributários nas aquisições.

Tecnologia

Precisará garantir que ERP, sistemas fiscais e integrações estejam preparados.

Gestão

Precisará tomar decisões com base em uma nova estrutura de custos.

Por isso, a preparação precisa ser integrada.

O que a empresa deve fazer agora?

Em vez de esperar o início de 2027, a empresa pode utilizar 2026 para verificar seu nível de preparação.

Uma boa lista de verificação inclui:

1. Converse com o fornecedor do sistema

Pergunte se o ERP e o sistema emissor já estão preparados para IBS e CBS.

2. Revise o cadastro fiscal

Confira NCM, códigos tributários, classificação de produtos e serviços e demais informações utilizadas pelo sistema.

3. Teste a emissão das notas

Não espere a obrigatoriedade definitiva para descobrir que alguma configuração está incorreta.

4. Analise os impactos nos preços

Verifique como os novos tributos e créditos poderão alterar o custo efetivo das operações.

5. Avalie os fornecedores

O regime tributário e a estrutura de créditos poderão ganhar importância na escolha dos fornecedores.

6. Prepare o financeiro

Analise como as novas regras poderão afetar recebimentos, pagamentos e fluxo de caixa.

7. Acompanhe o cronograma oficial

A Reforma Tributária está sendo implementada gradualmente. Novos leiautes, regulamentações e orientações podem ser publicados durante a transição.

8. Trabalhe em conjunto com a contabilidade

O contador não deve ser acionado apenas quando surgir um problema.

A preparação antecipada permite identificar impactos antes que eles cheguem à operação.

O mais importante: não confundir teste com preparação completa

A existência de um sistema piloto e a participação de grande parte das empresas são sinais de que a implementação já está acontecendo.

Mas isso não significa que todas as empresas estejam igualmente preparadas.

A diferença está entre conseguir testar uma nova tecnologia e estar operacionalmente preparado para trabalhar com ela todos os dias.

Uma empresa verdadeiramente preparada precisa olhar para o conjunto:

sistema + cadastro + documentos fiscais + processos + preços + fornecedores + créditos + financeiro + equipe.

E essa preparação não termina em um único momento.

Como a transição para o novo sistema será gradual e se estenderá até 2033, as empresas precisarão acompanhar as mudanças ao longo dos próximos anos.

Conclusão

A Reforma Tributária já deixou de ser um assunto distante.

Em 2026, as empresas estão na fase de testes e adaptação. Em 2027, novas regras passam a produzir efeitos mais concretos, e a transição continuará nos anos seguintes.

A Receita Federal informa que mais de 90% das empresas já participam ou estão alcançadas pelo ambiente piloto e que bilhões de documentos fiscais já foram processados.

Ao mesmo tempo, a participação no piloto não deve ser confundida com uma preparação completa da operação.

Para a empresa, a pergunta mais importante neste momento não é apenas:

“Meu sistema já está atualizado?”

É:

“Minha empresa está preparada para operar com as novas regras?”

Essa resposta exige analisar tecnologia, fiscal, contabilidade, financeiro, compras, comercial e gestão.

Quanto antes esses pontos forem testados e ajustados, menor será a chance de descobrir problemas somente quando a nova sistemática já estiver fazendo parte da rotina.